01. Bewerbung

• Zweck: Erfassung und Auswahl von interessierten Personen zur Besetzung einer Stelle in unserem Unternehmen
• betr. Personen & Daten: Bewerber initiativ, Bewerber auf Ausschreibung oder Anzeige
• Zugriff: Geschäftsführung, Personaladministration, Fachabteilung
• Weitergabe: keine
• Löschung: 2 – 6 Monate nach Absage, ggf. nach Rückfrage -> Aufnahme in einen Bewerberpool zur späteren Berücksichtigung
• Rechtsgrundlage: Zustimmung des Betroffenen
• Schutzmaßnahmen: Abschließbare Aktenschränke; Datensicherung Server

 

02. Personalstamm

• Zweck: Aufnahme und Verwaltung von Mitarbeitern des Unternehmens und Führen einer Personalakte
• betr. Personen & Daten: Mitarbeiter & Praktikanten (Bewerbung, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Fortbildung, Verträge, Veränderungen)
• Zugriff: Geschäftsführung, Personaladministration, Fachabteilung
• Weitergabe: Weitergabe Steuerbüro, Anmeldung Krankenkassen und Sozialversicherung, Rentenversicherung, ggf. Minijobzentrale
• Löschung: 2 Jahre nach Ausscheiden
• Rechtsgrundlage: Verarbeitung im Zusammenhang einer Beschäftigung nach DSGVO
• Schutzmaßnahmen: Abschließbare Aktenschränke, Datensicherung Server

 

03. Personalabrechnung

• Zweck: Erfassung der Abrechnungsgrundlage und vertragliche Vergütung der Leistung
• betr. Personen & Daten: Mitarbeiter (persönliche Daten, Bankverbindung, abzurechnende Leistungen)
• Zugriff: Geschäftsführung, Personalabteilung, jeweilige Fachabteilung, Bank zur Ausführung der Zahlung, div. Meldungen zu Sozialabgaben, Rente usw.
• Weitergabe: Steuerbüro zur Vorbereitung der Abrechnung, Bank zur Ausführung der Zahlung, div. Meldungen zu Sozialabgaben, Rentenversicherung usw.
• Löschung: 12 Jahre
• Rechtsgrundlage: Verarbeitung im Zusammenhang einer Beschäftigung nach DSGVO, gesetzliche Verpflichtung für Meldungen
• Schutzmaßnahmen: Abschließbare Aktenschränke, Datensicherung Server

 

04. Debitoren

• Zweck: Debitorenverwaltung, Debitoren = Kunden, Auftraggeber – Auftragsbestätigung, Rechnungserstellung zur Abrechnung der per Fax, Email oder im Webshop bestellten Produkte oder Dienstleistungen, Mahnlauf
• betr. Personen & Daten: Ansprechpartner der Abteilungen (Name, Kontaktdaten), ggf. Daten der Visitenkarte
• Zugriff: Geschäftsführung, jeweilige Fachabteilung: Administration, Vertrieb intern/extern, IT, Marketing
• Weitergabe: Online-CRM-Software, Steuerbüro zur Finanzbuchhaltung, Zahlungsdienstleister Web-Shop, Inkassogesellschaft bei säumigen Forderungen
• Löschung: 10 Jahre
• Rechtsgrundlage: Zustimmung des Betroffenen, Zustimmung zur Datenschutz EU DSGVU Vereinbarung 03.2018 erhalten
• Schutzmaßnahmen: Abschließbare Aktenschränke, Datensicherung Server

 

05. Kreditoren

• Zweck: Lieferanten -> Erhalt von Rechnungen für bestellte Waren, Dienstleitungen
• betr. Personen & Daten: Ansprechpartner bei Lieferanten (Name, Kontaktdaten), ggf. Daten der Visitenkarten”
• Zugriff: Geschäftsführung, jeweilige Fachabteilung: Administration, Vertrieb intern/extern, IT, Marketing, Bank zur Ausführung der Zahlung
• Weitergabe: Online-CRM Software, Steuerbüro zur Finanzbuchhaltung
• Löschung: 10 Jahre
• Rechtsgrundlage: Zustimmung des Betroffenen, Begründetes Interesse, Zustimmung zur Datenschutz EU DSGVU Vereinbarung erhalten
• Schutzmaßnahmen: Abschließbare Aktenschränke, Datensicherung Server

 

06. Newsletter

• Zweck: Informieren über Produkte & Angebote, Versenden von Pressemeldungen, Einladungen zu Konferenzen, Follow-Up Emails
• betr. Personen & Daten: Zum Newsletter angemeldete Personen (Name, ggf. Unternehmen, Land, E-Mail-Adresse)
• Zugriff: Marketing, IT
• Weitergabe: Newsletter Software
• Löschung: Jährliche Überprüfung nach Nutzung, sonst Löschung
• Rechtsgrundlage: Zustimmung des Betroffenen, begründetes Interesse
• Schutzmaßnahmen: Beschränkter Zugang zur Software

 

07. Konferenzen

• Zweck: Themen-spezifische Konferenzen und Veröffentlichung des Programms für interessierte Personen
• betr. Personen & Daten: Redner & Teilnehmer (Foto [von LinkedIn oder auf Anfrage], Name, Job Titel, Firma, Land, E-Mail, Telefonnummer, LinkedIn Profil, Branche)
• Zugriff: Administration, Marketing, Eventabteilung, IT
• Weitergabe: Website, Print-Brochure
• Löschung: Auf Anfrage
• Rechtsgrundlage: Begründetes Interesse, eigenständige Anmeldung bei den Konferenzen

 

08. Kontakte in Webanwendungen

• Zweck: Bereitstellung von Daten aus der Recherchedatenbank, die aus öffentlichen Medien entnommen wurden
• betr. Personen & Daten: Am Hotelbauprojekten beteiligte Stakeholder z.B. Architekt, Innenarchitekt, Generalunternehmer, Developer, Investoren, Hotelketten etc. (Daten: Name und Kontaktdaten)
• Zugriff: Alle Mitarbeiter, Kunden der Anwendungen, Testkunden der Anwendungen
• Weitergabe: Alle Kunden mit Zugriff auf die Recherchedatenbank
• Löschung: Wenn Kontakte nicht mehr relevant, Projekte abgeschlossen, oder Kontakte nicht mehr beteiligt sind
• Rechtsgrundlage: Begründetes Interesse
• Schutzmaßnahmen: Begrenzter Zugang zur online Datenbank

 

09. Newsartikel

• Zweck: Veröffentlichung von aktuellen Informationen zu Eintragungen in der Recherchedatenbank
• betr. Personen & Daten: Am Hotelbauprojekten beteiligte Stakeholder, z.B. Architekt, Innenarchitekt, Generalunternehmer, Developer, Investoren, Hotelketten etc.
• Zugriff: Öffentlichkeit
• Weitergabe: Webseite
• Löschung: Wenn Kontakte nicht mehr relevant, Projekte abgeschlossen, oder Kontakte nicht mehr beteiligt sind
• Rechtsgrundlage: Begründetes Interesse

 

10. Veröffentlichungen auf Web-Seite

• Zweck: Bereitstellung von Informationen und Referenzen
• betr. Personen & Daten: Mitarbeiter (Name, dienstl. Kontaktdaten, Zuständigkeit), Kunden (Testimonials)
• Zugriff: Öffentlichkeit
• Weitergabe: Webseite
• Löschung: Wenn nicht mehr gewollt oder aktuell
• Rechtsgrundlage: Zustimmung des Betroffenen